システムを使う前にチェック

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画像でイメージする

会議室予約システムに必要な機能といえば検索機能や社員の予定が確認できる機能ですが会議室の写真や見取り図があると利用する時にイメージがしやすくなります。こうした情報は豊富にあると効果的なので人数調整をする時にも参考になります。

時間単位と部屋単位が基本

予約を管理する場合、時間単位と部屋単位を基準に考えるのは普通です。そのため、予約枠はこれらの基準に設定されています。会議室で違いますが短い場合だと15分から30分、長くなると1時間から2時間になり予約システムを使う場合、時間で指定することになります。この時、他の人がすでに予約をしていたり、営業時間が過ぎていたりするとエラー音で知らせてくれるシステムがあると重複予約をうまく回避できます。

オプションを使う

会議で使うホワイトボードや備品、設備等を自ら会議室に運ぶのは相当な労力が必要です。面倒なことをしなくても会議室予約システムで使いたいオプションの予約をしておけば、貸す側が事前に用意してくれます。オプション利用の状況や有無も予約システムで確認ができると「準備できなかった」という事態を未然に防げます。

決済の方法も重要

会議室予約システムの導入で気がかりなのが支払い方法です。その場で支払うのか、会社名義のクレジットカードで決済するのか、どちらかが選べると助かるでしょう。事前決済機能を設けるところは現地決済が不要なので細かいお金を準備する必要がなく、支払いもスマートに済ませられます。

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