気になる基本機能

ミーティング

部屋の登録

会議室予約システムで違いますが、予約管理機能が充実しているタイプだと部屋数の登録を最大で10部屋まで行なうことができます。また1部屋からのカスタマイズが可能なので、その時に応じて変更ができます。

セキュリティが充実している

システムの不正や、外部から操作されないためにセキュリティ関連も強化しなければなりません。予約会議システムの大半は、ログインをする場合パスワードやIDの入力をしないと操作できないようになっています。基本機能にこれがあるかどうかがシステム選ぶ時に大切です。

メモの共有があるといい

会議予約システムを使う場合、スタッフ間で予約に関する情報のやり取りをする場面がありますが、システムの中にメモの共有機能が付いているとわざわざ電話をしなくてもメモを使って要件を伝えられます。また紙にメモを残しておく手間がなくなるので予約業務における無駄を省くことができます。

予約件数を増やす

大事な会議を延期させないためにも早くから会議質予約システムを使っておさえておく必要がありますが、状況によっては二つ会議室を借りなければなりません。そうなった場合を考慮して2部屋同時に予約ができる機能があると万が一の時に助かります。

アプリでもっと便利にする

先ほど挙げた機能を上手にカスタマイズすることで、会議室予約システムを上手に扱うことができます。スマホを使って会議室予約システムを活用するなら、ウェブメールやアドレス帳、インフォメーションができるアプリをインストールする必要があります。

電子会議ができる

会議中の内容を全員に共有し、意見交換ができる電子会議もおすすめです。それぞれの発言も見やすく、会議に出られなかった人たちもこの機能を使って自分の意見を発信できるでしょう。会議室予約システムに欠かせない機能の一つです。

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